ORDNUNG & STRUKTUR

Getting Things Done

Ich gebe unter der Woche in der Regel morgens und abends Yogakurse. Dazwischen liegen oft mehr als sieben Stunden. Als ich mein Yogastudio aufgebaut habe, dachte ich daher noch, ich würde meine Freizeit einfach vom Abend auf den Nachmittag verlegen. Doch Pustekuchen. Da ich das YogaKraftwerk als One-Girl-Show führe, bin ich in der Zeit zwischen den Kursen komplett ausgelastet. Das ist nicht schlimm, aber viel. Zu meinen selbst auferlegten, ständigen Aufgaben gehören:

  • Die Kurse und Privatstunden der nächsten Woche vorbereiten
  • Planung von Wochenend-Workshops, Special-Kursen, Gastlehrerseminaren,…
  • Marketing (Flyer oder Anzeigen gestalten, Newsletter entwerfen, Bloggen, Posten auf diversen Social Media Kanälen, Fotografieren, Videos drehen, Fotos und Videos bearbeiten, Website aktualisieren, Gutscheine gestalten,…)
  • Buchhaltung
  • Die Boutique bestücken (neue Marken suchen, Wareneinkauf, Waren einbuchen, Inventur, immer wieder die Kleidungsstücke ordnen, Ideen für eigene Markenkleidung entwickeln und umsetzen,…)
  • Putzen (mit Terrasse fast 500 m² – zwar recht leere Räume, dafür groß)
  • Anfragen beantworten, Kunden ein- und austragen…
  • Lesen, Recherchieren, Fortbilden, Ausprobieren
  • Zukunftsplanung, Mindmapping, Marktbeobachtung, Trends aufspüren
  • Eigene Yogapraxis

 

Eine schöne, bunte Mischung mit viel Abwechslung – und der ständigen Sorge irgendetwas zu vergessen oder zu vernachlässigen. Es braucht also Struktur. Ein effizientes Ordnungssystem.

Bei der Suche danach bin ich auf „Getting Things Done“ gestoßen, unter Insidern nur noch GTD genannt. Eine interessante Methode von David Allen, um den Alltag zu managen. In Deutschland ist sein Bestseller unter dem Namen „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ herausgekommen. Allen vertritt die Ansicht, dass wir nicht produktiv sein können, solange uns tausend Dinge wild im Kopf herumschwirren. Unerledigte Aufgaben, bevorstehende Ereignisse, aber auch Ideen und Geistesblitze beanspruchen unsere Aufmerksamkeit, solange wir sie nicht aufschreiben, terminieren, die nächsten Schritte planen. Das Gedankenchaos lenkt uns ab. Wir sollten also alles, was in irgendeiner Weise unerledigt ist, in einem zuverlässigen und überschaubaren System festhalten, um es aus dem Kopf zu bekommen. Wenn der Geist klar ist, können wir auch konzentriert eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Das ist nach meiner Erfahrung richtig.

GTD basiert auf fünf Stufen, die ich inzwischen nach und nach umgesetzt habe und weiterpflege:

1. Sammeln

Ich trage alles zusammen, was mich beschäftigt. ALLES. Beruflich und privat. Alles, was ich schon längst erledigt haben wollte. Anstehende Arztbesuche. Glühbirnen, die ausgetauscht gehören. Zeitungsartikel, die ich lesen möchte. Offene Rechnungen. Geburtstagsgeschenke, die besorgt werden müssen. Bevorstehende Reisen. Ideen für meine berufliche Weiterentwicklung. Meine Träume, die ich irgendwann mal realisieren möchte. Die Freundin, die ich endlich mal wieder anrufen wollte. Den Knopf, den ich wieder an das Hemd nähen muss. Die Kooperationsanfrage, die ich noch nicht beantwortet habe. Das Paket, das ich seit drei Wochen erwarte, das aber nicht kommt. Das Rezept, das ich mal ausprobieren wollte. Alles eben. Das alles kommt in einen Eingangskorb. Entweder als Gegenstand an sich oder als Notiz davon.

2. Verarbeiten

Als nächstes schlägt David Allen vor, alle Eingänge durchzugehen und zu entscheiden, was jeweils damit passiert – ohne einen Posten zu überspringen oder die Reihenfolge zu ändern. Ich brauche dazu:

  • Einen Mülleimer für Sachen, die sich erledigt haben.
  • Eine Mappe „Eines Tages / Vielleicht“ für Ideen, die irgendwann umgesetzt werden könnten.
  • Einen Platz für Referenzmaterial, Infomaterial, Lesestoff.
  • Mappen oder Ordner für die diversen Projekte, die anstehen. Ich habe mich für verschieden farbige Klarsichthüllen entschieden.
  • Ein Etikettiergerät – super Investition!
  • Eine Mappe „Warten auf“, um nicht zu vergessen ggf. nachzuhaken.
  • Einen Terminkalender, um Aufgaben direkt auf einen bestimmten Tag zu fixieren.
  • Notizzettel: Papier oder Software (z.B. Trello, Wunderlist oder Evernote), um die nächsten Schritte für die einzelnen Projekte festzulegen. Organisationstools wie Trello lassen sich super bearbeiten. Aber was ich nicht ständig vor Augen habe, vergesse ich wieder. Deshalb bevorzuge ich doch noch Papier.

 

Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, wird sofort erledigt.

3. Organisieren

Zum Organisieren zählt, die größeren Projekte in einzelne konkrete Teilschritte zu zerlegen und dann den nächsten Handlungsschritt für das jeweilige Projekt festzulegen. Für JEDES anstehende Projekt. Die Formulierung des nächsten Schrittes ist dabei psychologisch relevant. Es macht einen Unterschied, ob ich auf meine ToDo-Liste schreibe „Indien“ oder konkreter „Visa beantragen“, „Flug buchen“,… Lang aufgeschobene Vorhaben bekommen so einen Anfang.

4. Durchsehen

Um mich blind auf das Ordnungssystem verlassen zu können, ihm zu vertrauen und so den ganzen Kram tatsächlich aus dem Kopf zu bekommen, muss ich es regelmäßig durchgehen. Sprich: einmal pro Woche. Alles, was inzwischen neu im Eingangskorb gelandet ist, wird verarbeitet. Ich sehe in den Terminkalender und auf die Liste mit den nächsten Schritten, hake ab und lege die nächsten fest, blättere durch die Mappe „Warten auf“ und die Projektmappen, damit alles auf dem aktuellen Stand ist und mir rechtzeitig in Erinnerung gerufen wird.

5. Erledigen

Was ich wann erledige, hängt davon ab, wo ich mich gerade befinde, welche Mittel, wieviel Zeit und wieviel Energie ich zur Verfügung habe und wo die Prioritäten liegen. Mit Hilfe der Listen sehe ich auf einen Blick, wie ich verfügbare Zeit sinnvoll nutzen und wieder eine Sache abhaken kann.

Aber was hat Priorität? Wenn ich mich weiter entwickeln möchte, kann ich nicht nur hektisch löschen, wo es gerade brennt. Ich brauche neue Ziele. Deshalb finde ich es wichtig sich immer mal wieder bewusst zu machen, wo es hingehen soll. Was ist mir wichtig? Was will ich in den nächsten drei, fünf oder zehn Jahren erreicht haben? Das könnte sein: Mehr Zeit für die Familie. Ein Hund. Ein größeres Haus. Ein anderer Job. Was auch immer. Es hilft sehr, sich dieses Ziel genau vor Augen zu halten und die Vision auszumalen. Sich zum Beispiel aufzuschreiben, wie es sein wird, wenn ich das Ziel erreicht habe. Wie es genau aussehen wird. Oder ein Bild davon zu malen, eine Collage davon gestalten,… Ich schreibe.

Indem ich mich auf diese Weise intensiv damit auseinandersetze, fallen mir automatisch die Schritte ein, die ich gehen muss, um dieses Ziel zu erreichen. Die muss ich nur noch aufschreiben, in der neuen Projektmappe ablegen und Schritt für Schritt erledigen. So können Träume wahr werden.

Genau das habe ich intuitiv vor gut drei Jahren getan – da kannte ich „Getting Things Done“ noch gar nicht. Wenig später habe ich das YogaKraftwerk eröffnet.

 

 

 

 

 

 

About The Author

Nici

Silvester 2006 habe ich mir Punkt Mitternacht beim Feuerwerk eine Zigarette angezündet und bekam prompt einen Asthmaanfall. So wurde ich zum Nichtraucher - ich hatte ohnehin keinen Bock mehr drauf, zunehmend zum Rauchen vor die Tür geschickt zu werden. Um durchzuhalten und mich abzulenken (und nicht zuzunehmen), begann ich mit Sport und Bewegung. Ich habe viel ausprobiert, aber Yoga hat mich von Anfang an gepackt und nicht wieder losgelassen. Inzwischen bin ich zertifizierte Iyengar Yoga Lehrerin, habe meine Arbeit als TV-Producerin an den Nagel gehängt und ein eigenes Yogastudio eröffnet. Das YogaKraftwerk. Mein ganzer Stolz.

6 comments

  1. Sigrid Tannert

    8. Februar 2018 at 22:21

    Ich wünschte, ich hätte nur halb soviel Organisationstalent wie du. Zum Glück kann ich mir jetzt für alles mehr Zeit nehmen. Aber Rentner haben eben nie Zeit. Und jetzt weiß ich auch warum. 😘

    1. 16. Februar 2018 at 14:40

      Bussi, Mama! 🙂

  2. Esther

    9. Februar 2018 at 07:47

    Toller Artikel, liebe Nici – vielen Dank!

    Ich kann für mich sicher was davon mitnehmen, denn bei mir herrscht auch oft das kreative Chaos, vor allem im Kopf… Und ich habe mich während dem Lesen mehrmals beim zustimmenden Nicken erwischt und denke, dass manchen der Mund aufgeht, denn viele wissen leider überhaupt nicht, was es heißt, selbständig zu sein und ein ganzes Business allein zu führen. Was zwischen den „sichtbaren“ Tätigkeiten noch so alles zu tun ist, damit das Ganze auch läuft, sehen doch ganz viele leider nicht und so habe ich mir schon oft Sprüche anhören dürfen wie „du hast doch den ganzen Tag Zeit!“…. Von wegen!

    Ich nutze (halbherzig) die App Todoist – manchmal lasse ich es aber eben auch wieder schleifen. Genau so wie Evernote aber obwohl der Rechner eines meiner wichtigsten Arbeitsmittel ist – für Notizen nutze ich genau so am liebsten Papier und einen Stift. Ich empfinde es als lästig, immer erst wieder die App oder das Programm öffnen zu müssen um etwas nachzusehen oder was Neues einzutragen. Das Papier oder der Block liegt immer sofort griffbereit neben mir und ich fühle mich damit wohler.

    Für‘s Büro hat mir mein (im Gegensatz zu mir sehr durchstrukturierter) Freund vor ca. 2 Jahren die Arbeitsplatzorganisation von Mappei an’s Herz gelegt. Seither habe ich auch eine ordentliche Ablage, keine Papierstapel mehr auf dem Schreibtisch muss nicht mehr Suchen. Ist ein gutes Gefühl und ich habe mehr Zeit für andere Dinge. Ich musste damit warm werden, weil ich für diese Art von System nicht besonders offen war. So kalt und nüchtern und brauche ich für jede Kleinigkeit eine extra Mappe? Ich bin inzwischen absolut überzeugt davon und würde es jedem empfehlen:
    http://www.mappei.de/mappei-system/grundlagen/die-mappei-methode

    Leider schwirren in meinem Kopf ständig neue Ideen herum. Kreativ zu sein hat nicht nur Vorteile, es kann auch oft zur Last werden. Kaum bin ich dabei, eine Idee umzusetzen, so fühlt es sich manchmal so an, als würde die nächste richtig drängeln und dadurch leiden leider andere Projekte. Es fällt mir schwer, mich einmal längerfristig voll und ganz auf eine Sache zu konzentrieren. Ich habe inzwischen eine große Numbers Tabelle mit Ideen, sortiert nach Priorität, Risiko und nötiger Investitionshöhe. Das hilft mir etwas.

    Dein Ansatz mit dem „Eingangskorb“ für ALLES gefällt mir richtig gut, denn bei mir leiden auch oft private Dinge, die eigentlich ebenso wichtig sind aber dem Job hinten an gestellt werden. Diese werden nie notiert und schwirren einfach im Kopf herum, manchmal treten sie dann wieder zum Vorschein, manchmal werden sie so auch leider ganz vergessen.

    Liebe Grüße
    Esther

    1. 16. Februar 2018 at 14:40

      Vielen Dank für den Kommentar und die vielen neuen Tipps darin! Das probier ich aus. 🙂

  3. Selime

    3. Juni 2018 at 16:29

    Danke für die Inspiration! Ich nehme mir jetzt mal vor, sowas auch zu machen 😀

    1. 3. Juni 2018 at 16:54

      Hab ich heute schon was davon gemerkt… 😉

Geht es Dir ähnlich? Was sind Deine Erfahrungen? Hast Du Fragen? Immer raus damit!